Chaves para uma estimativa mais confiável do custo de um projeto (Tradução do Artigo: Keys to a More Reliable Project Cost Estimation)

Essas dicas podem ajudá-lo a concluir uma estimativa confiável de custos do projeto.

Por Garett Seivold – 3 de abril de 2019

Quando o dinheiro está apertado, como é agora, cada centavo precisa ir para onde você planeja ir. Mesmo o menor erro de cálculo dos custos de um projeto pode ter um efeito devastador em cascata se absorver o dinheiro necessário para outros fins.

Orçamentos de prevenção de perda esticados colocam um prêmio no desenvolvimento – e entrega à gerência sênior – uma estimativa de custo do projeto que é:

(1) abrangente

(2) bem documentado

(3) preciso

(4) credível.

Como você pode garantir que as estimativas atinjam esse objetivo grandioso? As melhores práticas desenvolvidas por pesquisadores do governo e compartilhadas por líderes da indústria de segurança e LP podem ajudar. Essas dicas podem ajudá-lo a avaliar a abrangência de uma estimativa de custo do projeto, seja ao conduzir sua própria estimativa ou avaliar a suficiência de uma estimativa desenvolvida por um consultor ou integrador.

1. Abrangente: A estimativa de custo deve incluir todos os custos da organização e do contratado durante todo o ciclo de vida do programa ou projeto, desde o início até o design, desenvolvimento, implantação e operação e manutenção até a aposentadoria. Ele também deve fornecer detalhes suficientes para garantir que os elementos de custo não sejam omitidos nem contados duas vezes, e deve documentar todas as regras básicas e premissas que sustentam a estimativa.

Algumas perguntas:

• O objetivo e o escopo da estimativa de custo estão definidos e documentados? Uma estimativa de custo do ciclo de vida fornece uma contabilidade estruturada de todos os recursos e elementos de custo associados necessários para desenvolver, produzir, implantar e sustentar um programa. Deve incluir:

(a) um nível de detalhe consistente com o nível de detalhe disponível para o programa;

(b) todos os custos aplicáveis, incluindo todos os custos passados, presentes e futuros para todos os aspectos do programa; e

(c) um escopo definido para a estimativa.

• A estrutura de estimativa é determinada? Uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) é crítica – definindo os elementos de trabalho necessários para atingir os objetivos do programa de prevenção de perdas e a relação entre esses elementos. Como um elemento essencial para o desenvolvimento de uma estimativa de custo do ciclo de vida, a EAP deve (a) examinar detalhadamente os elementos orientados para o produto para que os elementos não sejam omitidos nem contados duas vezes; (b) fornecer uma maneira padronizada de coletar dados em todo o programa; (c) ser consistente em toda a estimativa de custos e projeto; (d) ser atualizado à medida que o programa se torne melhor definido ou alterado; (e) definir cada elemento de trabalho e como se relaciona com os outros.
• As regras básicas e suposições são identificadas? Como algumas informações serão desconhecidas, as estimativas de custo são limitadas por restrições, que incluem regras básicas e suposições. Identifique: (a) os riscos associados a pressupostos; (b) restrições orçamentárias; c) taxas de inflação e sua fonte; (d) dependências de outras entidades organizacionais; (e) o efeito na estimativa se as suposições estiverem erradas; (f) itens excluídos da estimativa (com explicação); (f) o efeito no custo e no cronograma se suposições sobre a tecnologia estiverem erradas.

2. Bem documentado: Sua estimativa de custo deve capturar, por escrito, itens como a origem e a importância dos dados que você usa, seus cálculos e sua justificativa para escolher um determinado método de estimativa. Além disso, você deve capturar as informações usadas no cálculo de custos para poder rastrear a estimativa e verificá-la em suas fontes. Por fim, a administração precisa revisar, aceitar e ter confiança em seu processo para derivar a estimativa de custo.

Algumas perguntas:

• As características do programa são definidas? Estimativas confiáveis exigem o entendimento das principais características do programa / projeto, incluindo requisitos documentados, propósito, características técnicas, plano de desenvolvimento, estratégia de aquisição, plano operacional e risco. Quanto menos essa informação é conhecida, mais suposições devem ser feitas, aumentando assim o risco associado à estimativa.
• Os dados históricos válidos e úteis são coletados? Enraize sua estimativa de custo em dados históricos. Para garantir a utilidade dos dados, você deve: (a) identificar todos os direcionadores de custos, como o uso e desgaste de câmeras de vigilância; (b) coletar dados de custo para todos os direcionadores de custos, documentando a fonte de dados e avaliando sua confiabilidade; (c) coletar dados continuamente para que estejam disponíveis para uso futuro; (d) reunir-se regularmente com os responsáveis pela coleta / manutenção dos dados de custo; (e) referenciar os dados por razoabilidade.
• A estimativa é atualizada para refletir os custos e mudanças reais? Atualize a estimativa de custo para garantir que ela esteja atualizada. Especificamente: (a) atualizá-lo regularmente para refletir as alterações relevantes na linha de base técnica e do programa; (b) substituir uma estimativa de custo do projeto pelo custo real quando disponível; e (c) abordar as lições aprendidas para elementos cujos custos reais diferiram da estimativa.

4. Credível: Uma estimativa de custo confiável identificará quaisquer limitações na realização de projeções, como incerteza nos dados usados para fazer cálculos. Se você for forçado a fazer grandes suposições, deverá computar outros resultados para determinar a sensibilidade da estimativa de custos do projeto às mudanças nas suposições. Em outras palavras, se uma de suas suposições principais estiver errada, sua estimativa de custo será muito diferente? Você precisa identificar os riscos para sua estimativa de custo e o impacto potencial na estimativa, caso ocorram.

Algumas perguntas:

• Foi realizada uma análise de sensibilidade? Uma análise de sensibilidade examina os efeitos da mudança de suposições e regras básicas. Para ser útil, (a) a análise deve identificar os principais direcionadores de custos, e seus parâmetros e suposições devem ser examinados; (b) a estimativa de custo deve ser refeita, variando cada parâmetro entre sua faixa mínima e máxima; (c) a análise deve ser documentada e a reestimativa deve ser repetida para parâmetros associados aos principais direcionadores de custos.
• Foi realizada uma análise de risco e incerteza? Uma estimativa de custo é uma previsão baseada em suposições, restrições e incógnitas, portanto há um risco de que os custos reais sejam diferentes. Os riscos e a incerteza associada devem, portanto, ser analisados. (a) Modelar uma distribuição de probabilidade para cada incerteza da classe de custo para identificar o risco; (b) avaliar as relações entre os elementos de custo para capturar riscos; (d) associar uma probabilidade com a estimativa pontual; (e) recomendar uma quantidade de reservas de contingência; (f) elaborar uma estimativa orçamentária ajustada ao risco e identificar os riscos de mitigação; e (e) implementar um plano em conjunto com o contratado para identificar, analisar, mitigar e rastrear riscos.

Este post foi publicado originalmente em 2017 e foi atualizado em 3 de abril de 2019.

Fonte: https://losspreventionmedia.com/much-will-project-really-cost-keys-reliable-estimates/